Kepala Biro Umum dan Protokol mempunyai tugas :
- menyusun dan mengkoordinasikan rencana dan program kerja Biro;
- menyusun dan menetapkan perjanjian kinerja;
- memberikan arahan dan koordinasi untuk pelaksanaan kegiatan dan pencapaian target kinerja Biro;
- membagi tugas pencapaian target kinerja ke Kepala Bagian atau Pejabat Fungsional/Pelaksana;
- merancang dan menetapkan penugasan Tim kerja;
- menentukan dan memberikan arahan kebijakan operasional Biro;
- merumuskan kebijakan umum Biro serta menyelenggarakan administrasi berdasarkan kewenangan;
- mendistribusikan tugas kepada bawahan;
- menilai prestasi kerja bawahan;
- mengkoordinasikan para Kepala Bagian;
- memberi petunjuk kepada Kepala Bagian untuk mengadakan koordinasi dengan perangkat daerah/instansi lain sesuai bidang tugasnya;
- merumuskan sasaran yang hendak dicapai berdasarkan skala prioritas dan dana yang tersedia sebagai dasar dalam pelaksanaan tugas;
- menganalisa data penyusunan rencana kebutuhan barang, rencana pemeliharaan barang;
- memonitor serta mengevaluasi hasil Pelaksanaan tugas bawahan agar sasaran dapat dicapai sesuai dengan program kerja;
- melaksanakan koordinasi dan Pelayanan administratif kepada Perangkat Daerah;
- merumuskan kebijakan dibidang kerumahtanggaan, kearsipan, administrasi keuangan dan aset Setda, serta keprotokolan;
- menyusun dan menganalisa data penyusunan program dan analisa kebutuhan bagian kerumahtanggaan, kearsipan, administrasi keuangan dan aset Setda, serta keprotokolan;
- mengkoordinasikan penyiapan naskah sambutan Gubernur dan Wakil Gubernur;
- menyelenggarakan pengkoordinasian dan Pelayanan di bagian kerumahtanggaan, kearsipan, administrasi keuangan dan aset Setda, serta keprotokolan;
- mengkoordsinasikan dan menyusun program kegiatan serta petunjuk teknis pelaksanaan di bidang kerumahtanggaan, Kearsipan, Administrasi keuangan dan aset Setda, serta keprotokolan;
- melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintah di Bidang Kerumahtanggan, Kearsipan, Administrasi Keuangan, dan Aset Setda, serta Keprotokolan;
- melaksanakan pembinaan teknis, administrasi serta sumber daya di bidang kerumahtanggan, kearsipan, administrasi keuangan dan asset Setda, serta keprotokolan;
- melaksanakan pengawasan terhadap bahan dan data rumusan Indikator Kinerja Sasaran, Rencana Strategis Setda, Penetapan Kinerja, Capaian Kinerja dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Biro;
- merumuskan kebijakan penyempurnaan pengelolaan arsip baik secara digital maupun manual;
- mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia yaitu arsiparis di lingkungan Pemerintah Provinsi;
- membuka dialog kinerja, dan melakukan koreksikoreksi strategi sesuai dinamika pelaksanaan;
- memberikan umpan balik kepada Kepala Bagian, Ketua Tim, Pejabat Fungsional, atau Pelaksana;
- memastikan semua tim bekerja sesuai dengan target hasil dan target waktu;
- melakukan evaluasi rutin, terjadwal (triwulan, semester) dan mendalam terhadap seluruh kegiatan, mengetahui berbagai permasalahan dan mencari solusi permasalahan (sehingga kesalahan/permasalahan serupa tidak terjadi atau melakukan inovasi-inovasi);
- menerima dan meriviu hasil kerja, dan menyatakan pekerjaan telah selesai;
- memberikan penilaian kinerja bawahan;
- melaksanakan sistem pengendalian intern;
- melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan; dan
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas Kepada Sekretaris Daerah melalui Asisten Administrasi Umum.
Kepala Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas :
- menyusun rencana kegiatan kerja Bagian;
- menyusun dan menetapkan perjanjian kinerja;
- mengkoordinasikan penyusunan Pelaksanaan kegiatan dan anggaran/pembiayaan Kegiatan untuk disampaikan kepada Kepala Biro;
- merumuskan strategi pencapaian target kinerja serta penugasan Pejabat Fungsional dan Pelaksana di bawah koordinasi Kepala Biro;
- membimbing dan memberi petunjuk Kepada bawahan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan;
- mengkoordinasikan penyusunan Rencana kerja harian Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah;
- mengkoordinasikan administrasi pengelolaan operasional Gubernur dan Wakil Gubernur;
- mengkoordinasikan penyusunan Rencana Strategi (Renstra) Setda, Rencana Kerja (Renja) Setda dan Laporan Kinerja Setda;
- mengkoordinasikan perumusan Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Rencana Kerja Anggaran (RKA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan Perjanjian Kinerja, serta Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP), Laporan Keterangan Penanggung Jawaban (LKPJ), dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD) Lingkup Biro;
- mengkoordinasikan pengurusan ketatausahaan, persuratan, urusan dalam, kendaraan dan rumah tangga Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah;
- mengkoordinasikan penyiapan kebutuhan peralatan dan perlengkapan Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah, serta Biro Umum dan Protokol;
- mengkoordinasikan pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan ketatausahaan, persuratan, urusan dalam, kendaraan dan rumah tangga Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah;
- memonitoring perkembangan dan pemberian umpan balik atas pelaksanaan Kegiatan untuk disampaikan kepada Kepala Biro;
- melakukan evaluasi rutin, terjadwal (triwulan, semester) dan mendalam terhadap seluruh kegiatan yang berada dalam lingkup tugasnya, mengetahui berbagai permasalahan dan mencari solusi permasalahan;
- menerima dan meriviu hasil kerja sebelum menyampaikan kepada Kepala Biro;
- memberikan masukan penilaian kinerja;
- melaksanakan sistem pengendalian intern;
- melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan; dan
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas Kepada Kepala Biro.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro mempunyai tugas :
- menyusun rencana kegiatan kerja Sub Bagian;
- menyusun perjanjian kinerja;
- menyusun anggara/pembiayaan Kegiatan Sub Bagian untuk disampaikan Kepada Kepala Bagian;
- menghimpun penyusunan anggaran/pembiayaan kegiatan pada masingmasing Bagian disampaikan kepada Kepala Biro melalui Kepala Bagian;
- membimbing dan memberikan petunjuk kepada bawahan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundangundangan;
- melaksanakan pelayanan administrasi kepegawaian;
- melaksanakan pengurusan gaji pegawai dan tunjangan lainnya;
- melaksanakan pelayanan administrasi keuangan meliputi pengganggaran,penatausahaan dan pelaporan;
- melaksanakan pelayanan administrasi umum muliputi ketatausahaan,kerumahtanggaan, pengelolaan barang/aset, pengelolaan dan pelayanan system informasi, serta pengelolaan perpustakaan dan kearsipan;
- melaksanakan pengkajian bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan;
- melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian Peraturan Perundang-undangan, kehumasan dan keprotokolan lingkup Biro;
- menyiapkan bahan koordinasi penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Setda, Rencana Kerja (Renja) Setda dan Laporan Kinerja Setda;
- menyelenggarakan perumusan Indikator Kinerja (IKU), Rencana Strategis (RENSTRA), Rencana Kerja (RENJA),Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Rencana Kerja Anggaran (RKA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DIPA), dan Perjanjian Kinerja, serta Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKJIP), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD) lingkup Biro;
- mengolah bahan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan lingkup biro;
- melaksanakan pemeliharaan perlengkapan Biro;
- menyiapkan bahan telaahan, kajian dan analisis pelaksanaan struktur organisasi, analisis jabatan dan pengukuran beban kerja;
- menghimpun dan memverifikasi hasil monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian dan masing-masing Bagian setiap bulan, triwulan, semester dan tahunan untuk disampaikan kepada Kepala Biro melalui Kepala Bagian;
- memberikan masukan penilaian kinerja;
- melaksanakan pengendalian intern;
- melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan; dan
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
Kepala Bagian Administrasi Keuangan dan Aset mempunyai tugas :
- menyusun rencana kegiatan kerja Bagian;
- menyusun dan menetapkan perjanjian kinerja;
- mengkoordinasikan penyusunan Pelaksanaan kegiatan dan anggaran/pembiayaan Kegiatan untuk disampaikan kepada Kepala Biro;
- merumuskan strategi pencapaian target kinerja serta penugasan Pejabat Fungsional dan Pelaksana di bawah koordinasi Kepala Biro;
- membimbing dan memberi petunjuk Kepada bawahan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan;
- mengkoordinasikan penunjukan pejabat pengelola keuangan dan pejabat pengelola barang milik daerah Setda;
- mengkoordinasikan Penatausahaan dan Pengujian/Verifikasi Keuangan Setda;
- mengkoordinasikan penyediaan Gaji dan Tunjangan, Dana Penunjang Operasional Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah ;
- mengkoordinasikan Penyusunan Laporan Keuangan Setda;
- mengkoordinasikan pengelolaan dan Penyiapan Bahan Tanggapan Pemeriksaan;
- mengkoordinasikan penyusunan Perencanaan Pengadaan dan Pemeliharaan Kebutuhan Barang Milik Daerah Setda;
- mengkoordinasikan pelaksanaan rekonsiliasi, penatausahaan dan Penyusunan Laporan Barang Milik Daerah Setda;
- mengkoordinasikan pemeliharaan peralatan, perlengkapan, Sarana dan Prasarana Gedung Kantor atau Bangunan Lainnya serta Tanah Setda;
- mengkoordinasikan pengamanan Barang Milik Daerah Setda;
- mengkoordinasikan perumusan kebijakan, bimbingan, supervisi, konsultasi, sosialisasi, perencanaan, pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan;
- mengkoordinasikan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan Kapasitas pengembangan kearsipan, Pengembangan karir, dan pelatihan peningkatan profesionalitas SDM kearsipan;
- mengkoordinasikan perencanaan program pengawasan, pembinaan, penilaian, monitoring, dan sosialisasi kebijakan kearsipan Kabupaten/Kota, Perangkat Daerah, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik, BUMD, Lembaga Pendidikan yang menjadi kewenangannya;
- mengkoordinasikan perumusan kebijakan teknis pengelolaan, alih media, reproduksi, penelusuran, pemanfaatan dan pengelolaan perangkat teknologi informasi dan komunikasi arsip dinamis dan arsip statis;
- mengkoordinasikan usulan pemusnahan, akuisisi arsip, pengolahan arsip, reservasi arsip, teknis layanan dan pemanfaatan arsip;
- mengkoordinasikan pembinaan menyeluruh terhadap pengembangan dan pengelolaan sumber daya kearsipan;
- mengkoordinasikan penyediaan akses layanan informasi dan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan SIKN dan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional;
- memonitoring perkembangan dan pemberian umpan balik atas pelaksanaan Kegiatan untuk disampaikan kepada Kepala Biro;
- melakukan evaluasi rutin, terjadwal (triwulan, semester) dan mendalam terhadap seluruh kegiatan yang berada dalam lingkup tugasnya, mengetahui berbagai permasalahan dan mencari solusi permasalahan;
- menerima dan meriviu hasil kerja sebelum menyampaikan kepada Kepala Biro;
- melaksanakan sistem pengendalian intern;
- melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan; dan
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas Kepada Kepala Biro yang membawahi Sub Bagian Tata Usaha Biro.
Kepala Sub Bagian Kearsipan mempunyai tugas :
- menyusun rencana kegiatan kerja Sub Bagian;
- menyusun perjanjian kinerja;
- menyusun anggaran/pembiayaan Kegiatan Sub Bagian untuk disampaikan Kepada Kepala Bagian;
- membimbing dan memberikan petunjuk kepada bawahan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundangundangan;
- melaksanakan koordinasi, perumusan kebijakan, bimbingan, supervisi, konsultasi, sosialisasi, perencanaan, pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan;
- menyiapkan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan Kapasitas pengembangan kearsipan, Pengembangan karir, dan pelatihan peningkatan profesionalitas SDM kearsipan;
- melaksanakan perencanaan program pengawasan, pembinaan, penilaian, monitoring, dan sosialisasi kebijakan kearsipan Kabupaten/Kota, Perangkat Daerah, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik, BUMD, Lembaga Pendidikan yang menjadi kewenangannya;
- melaksanakan perumusan kebijakan teknis pengelolaan, alih media, reproduksi, penelusuran, pemanfaatan dan pengelolaan perangkat teknologi Informasi dan komunikasi arsip dinamis dan arsip statis;
- melaksanakan usulan pemusnahan, akuisisi arsip, pengolahan arsip, reservasi arsip, teknis layanan, dan pemanfaatan arsip;
- melaksanakan kerjasama penataan, penyusutan arsip, pengelolaan arsip, layanan jasa kearsipan, naskah sumber arsip, pameran arsip statis, pengelolaan pengaduan masyarakat dan menghimpun data informasi kearsipan;
- melaksanakan penyediaan akses layanan informasi dan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan SIKN dan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional;
- menghimpun dan memverifikasi hasil monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan pada Sub Bagian setiap bulan, triwulan, semester dan tahunan untuk disampaikan Kepada Kepala Bagian;
- memberikan masukan penilaian kinerja;
- melaksanakan pengendalian intern;
- melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan; dan
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
Kepala Bagian Protokol mempunyai tugas :
- menyusun rencana kegiatan kerja Bagian;
- menyusun dan menetapkan perjanjian kinerja;
- mengkoordinasikan penyusunan pelaksanaan kegiatan dan anggaran/pembiayaan kegiatan untuk disampaikan kepada Kepala Biro;
- merumuskan strategi pencapaian target kinerja serta penugasan Pejabat Fungsional dan Pelaksana di bawah koordinasi Kepala Biro;
- membimbing dan memberi petunjuk Kepada bawahan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan;
- mengkoordinasikan penyiapan Materi Pimpinan;
- mengkoordinasikan fasilitasi Komunikasi Pimpinan;
- mengkoordinasikan pengelolaan Dokumentasi Pimpinan;
- mengkoordinasikan fasilitasi dan Koordinasi Pelaksanaan Acara;
- mengkoordinasikan fasilitasi Kunjungan Tamu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, Tamu VVIP/VIP;
- mengkoordinasikan pengawalan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta Tamu VVIP/VIP;
- mengkoordinasikan pengelolaan Hubungan Keprotokolan;
- memonitoring perkembangan dan pemberian umpan balik atas pelaksanaan Kegiatan untuk disampaikan kepada Kepala Biro;
- melakukan evaluasi rutin, terjadwal (triwulan, semester) dan mendalam terhadap seluruh kegiatan yang berada dalam lingkup tugasnya, mengetahui berbagai permasalahan dan mencari solusi permasalahan;
- menerima dan meriviu hasil kerja sebelum menyampaikan kepada Kepala Biro;
- melaksanakan sistem pengendalian intern;
- melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan sesuai dengan pedoman dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan; dan
- melaporkan hasil pelaksanaan tugas Kepada Kepala Biro yang membawahi Sub Bagian Tata Usaha Biro.